Workmanagement. Was ist das eigentlich?

Was ist Workmanagement eigentlich?

Workmanagement ist einer jener Begriffe, die man überall hört, aber die man oft nicht so ganz einordnen kann. Was genau ist denn mit Workmanagement eigentlich gemeint? Geht es hier um effizientes Zeitmanagement, Arbeitsmanagement? Für wen ist es geeignet und wie hilft Workmanagement im Job?

Workmanagement – Informationsübertragung von heute

Wer eine Firma, ein Start Up gründet und nach gewisser Zeit seine ersten Teams und seine ersten Mitarbeiter einstellt, kommt rasch an den Punkt, an dem es gilt, die interne Kommunikationskultur zu optimieren. Interessanter Fakt nebenbei: Große Konzerne haben die eMail als Kommunikationsmittel gänzlich abgeschafft. Doch ist natürlich auch klar, dass man ohne Ersatz nicht gut aufgestellt wird, denn ohne effiziente Kommunikation innerhalb des Unternehmens – und damit ist nicht die Kantine gemeint – tut Not und trägt zum Unternehmenserfolg bei. Reden wir also von Workmanagement meinen wir nichts anderes als eine Struktur oder besser gesagt einen Workflow, der die Informationsübertragung von einzelnen Geschäftsprozessen gewährleistet. Somit lassen sich organisatorische Herausforderungen meistern. Ein gutes Workmanagement ist zum Beispiel also die Übergabe von Tasks So kommuniziert Team A an Team B via Workmanagement Tool, dass ein Task erledigt ist, einer Freigabe oder Feedback und Kontrolle bedarf. Alles sehr gut, prezise und einfach dargestellt. Dies hilft dabei, effizienter zur sein, menschliche Fehler zu minimieren, die Ergebnisse eines Projekts oder gar der ganzen Firma zu verbessern. Es hilft dabei unnötige oder gar doppelte Arbeit zu vermeiden.

Welche Bereiche innerhalb des Unternehmens profitieren von Workmanagement?

  • Optimierung des Resourcenmanagements
  • Budgetierung von Projekten
  • Zusammenarbeit miteinander agierender Teams und Kollegen
  • CRM Pflege, Kundenmanagement
  • optimiertes Projektmanagement
  • Zeitmanagement
  • Rechnungsstellung
  • Organisation von Tasks
  • vereinfachtes Reporting

Wo grenzt sich ein Workmanagement Tool von einem Projektmanagment Tool ab?

Ein Projekt ist zeitlich begrenzt, wobei ein klares Ziel seinen Erfolg bestimmt. Projektmanagementteams sind – so kann man sagen, nicht für immer. Ein Workmanagement Tool hingegen ist ein kontinuierlicher Prozess, innerhalb dessen sich die Arbeit wiederholt und der Erfolg auf Wachstum des gesamten Unternehmens bei nicht zeitlicher Begrenzung basiert.

Der größte Unterschied zwischen Arbeits- und Projektmanagement besteht darin, dass die Projektmanagementstruktur nicht selten sehr starr ist, um an außerhalb des Projekts liegende Aufgaben und Anforderungen angepasst zu werden. Arbeitsmanagementpraktiken sind flexibler und gut geeignet, wenn sich das gesamte Unternehmen nicht nur um Projekte dreht, sondern auch viel operative Arbeit zu unterstützen hat.

Die Kommunikation zwischen Abteilungen oder Anbietern verbessern, Projekt- oder Kampagnenteams in der Kommunikation unterstützen – das sind die Anforderungen an Workmanagement Software. Workmanagement Software ist vielleicht die heutige Alternative zu statischen Tabellen, Dokumentensystemen der alten Schule. Begriffe wie Cloud und SAAS, App, Tool und Software sind die Helfer von heute. Am besten alles in einem für den idealen Workflow. Aufgrund seiner Flexibilität passt es sich allen betrieblichen Abläufen an und kann in bestimmten Situationen sogar eine Reihe von Tools ersetzen.

Die Vorteile eines Work-Management-Rahmens liegen zwar auf der Hand, erfordern jedoch viel Engagement. So ist nicht nur die Implementierung und das Customizing der Software nicht immer einfach, doch schwerer wiegt das Coaching des Personals und der Teams. Denn auch wenn Workmanagement Software vieles bereits out of the box mitbringt, muss auch jene Arbeitserleichterung gepflegt, benutzt und diszipliniert gelebt werden, damit echte Mehrwerte für das Unternehmen entstehen. Insofern gilt es, das richtige Workflow Management Tool, passend zum jeweiligen Unternehmen zu finden, das mitbringt, was von Nöten ist. Dabei ist wichtig, dass das Tool, die Software sich an die eigenen Prozesse anpasst und nicht umgekehrt die Prozesse gänzlich neu erfunden werden müssen, damit sie mit dem Tool einhergehen. Das sollte man durchaus bei der Suche nach dem richtigen Tool im Hinterkopf behalten. Auch sollte man dafür Sorge tragen, dass das anbietende Workmanagement Unternehmen über Redundanzen verfügt. Der Support sollte gut verfügbar sein, kompetent auch im First Level Support beraten können. Auch die Software sollte auf Herz und Nieren geprüft werden, um Fehlinvestitionen zu vermeiden. Natürlich gilt es auch die Kosten im Auge zu behalten. Auch die Kostenentwicklung bei User Upgrade oder Downgrade sollte eine Rolle spielen. Bei der Auswahl der Software sollten wichtige User, die im Alltag mit der Software arbeiten werden zu Rate gezogen werden. Es ist wichtig, dass ein Tool zur Workflow Optimierung bei aller Funktionalität auch alltagstauglich und leicht zu bedienen ist.